Muvafakatname, gerekli durumlarda ilgili merciler tarafından vatandaştan istenen bir izin belgesi olarak tanımlanıyor. Muvafakatname sözcüğü sözlükte ''Herhangi bir konuda izin alınması gerekilen kişiden izin verildiğine dair üzerinde gereken bilgilerin yazılı olarak bulunduğu belge'' olarak geçiyor.

Muvafakatname, başka bir tanımla; Bireyin, şahsı dışında başka bir özel veya tüzel kişiyi, üzerindeki haklar ve izinler kapsamında yetkilendirilmesini sağlayan ve söz konusu şahsın özel bir kabul, yetki ya da izin belgesini ifade etmektedir.